Choisir votre logiciel de caisse et votre caisse enregistreuse : 5 critères

Les caisses enregistreuses sont en constante évolution, leur design se faisant de plus en plus modernes ! Un logiciel de caisse propose aujourd'hui bien plus de fonctionnalités que le simple encaissement. Et vous êtes perdus face au vaste choix qui s'offre à vous ? Waapos vous aide à cerner les critères importants à prendre en compte dans le choix de votre matériel d'encaissement.

Hormis les caisses enregistreuses alphanumériques, la plupart des caisses ont aujourd’hui un design moderne avec leur écran tactile et leur TPV aux multiples coloris. Les nouvelles fonctionnalités proposées par les logiciels de caisse sont une véritable aide à la gestion de votre commerce ou restaurant : gestion des stocks, des tables, aide à la fidélisation de la clientèle, suivi des ventes, ... Outil de travail à part entière, un matériel d'encaissement ne se choisit pas à la légère. Découvrez les 5 critères essentiels à prendre en compte dans votre choix.

 

1. Logiciel certifié pour 2018

Vous n'êtes pas s'en savoir qu'une nouvelle législation entre en vigueur le 01/01/2018. Ainsi, afin de lutter contre la fraude fiscale, l'utilisation d'une caisse enregistreuse certifiée devient obligatoire à partir de 2018, si vous êtes un commerçant ou un restaurateur assujetti à la TVA. Le logiciel de caisse que vous allez choisir doit respecter un certain nombre de normes afin de garantir leurs caractères inaltérables, sécurisés, et les soumettre à des conditions de conservation et d'archivage des données. Elle découle de la loi de finances n°2015-1785 du 29 décembre 2015 pour 2016. Son article 88 dispose que lorsqu'un commerce enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité, de gestion ou d'un système de caisse, il doit utiliser un logiciel de caisse ou un système de caisse satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration.

Le critère majeur à prendre en compte est donc la conformité de votre logiciel de caisse afin qu'il soit bien conforme à la loi 2018 de l’administration fiscale, en respectant soit par la norme NF525, soit par la norme LNE, soit l'auto-certification par l'éditeur lui-même.

2. Les fonctionnalités

Chaque métier a des besoins particuliers : un commerçant aura besoin d'un suivi poussé de ses ventes, ou d'une gestion des tailles / coloris, alors qu'un restaurateur souhaitera gérer au plus près ses stocks et périmés, ou encore proposer la livraison à domicile à ses clients. La caisse que vous allez choisir doit proposer des fonctionnalités qui s'adaptent à votre usage, vos besoins : vente & encaissement, fidélité et relation client, stocks et catalogue produits, statistiques et compatibilité etc...

Le logiciel vous aidera à optimiser la gestion de votre commerce. En aucun cas il ne devenir un frein à votre activité ! Ainsi, les éditeurs de logiciels tiennent compte des besoins spécifiques de chaque métier.

 

3. L'adaptabilité

Projetez-vous dans quelques années : quels services innovants allez-vous proposer à vos clients ? La livraison à domicile ou les commandes en ligne peuvent se révéler des options intéressantes pour un restaurant... Une gestion poussée de la fidélisation sera intéressante que vous soyez gérant d'une boutique, d'un magasin ou d'un restaurant. N'oubliez pas qu'une caisse enregistreuse propose bien plus que de l'encaissement. Le logiciel de caisse que vous avez repéré le propose t-il ? Est-il possible d'ajouter un autre poste en réseau ? Assurez-vous que votre logiciel évolue facilement et soit compatible avec votre futur besoin !

 

4. L'utilisation

Votre caisse enregistreuse doit être accessible à tous : l'équipe dirigeante, les employés, les saisonniers etc. Nous vous conseillons de rechercher une solution intuitive, simple d'utilisation, etc. Après avoir suivi la formation initiale au logiciel, vous pourrez facilement transmettre votre savoir aux employés. Ils doivent pouvoir modifier facilement un produit ou un prix sur la carte, sans que cela ralentisse le service ou l'attente en caisse.

 

5. Les services associés

Comme pour l'acquisition de n’importe quel matériel informatique, veillez à bien vérifier les services proposés par les éditeurs de logiciel. Cela est toujours rassurant. Il peut s'agir de formation au logiciel, aide au paramétrage de la carte, assistance téléphonique ou par mail, durée de la garantie du matériel, garantie avec ou sans intervention sur site, etc.

 

Le choix d'une caisse enregistreuse et de son logiciel de caisse ne se prend donc pas à la légère. Prenez votre temps, comparez les offres des éditeurs de logiciels.